Organiser un concert

les étapes

Programmation, communication, législation, sécurité, rémunération, accueil artistes, accueil public…L’organisation d’un spectacle est une aventure et un long processus. Avant de se lancer, il faut distinguer les entrepreneurs de spectacles et les organisateurs de spectacles occasionnels

A travers les aventures d’un groupe picard imaginaire, partez à la découverte des métiers des Musiques Actuelles. Les différents épisodes de ce feuilleton, vous offriront une multitude de bons conseils et surtout des adresses utiles pour tous ceux qui veulent faire de la musique en Picardie.
 

L’association est désormais créée. Le bureau est constitué : Manu est le président, Sandra est trésorière, Karim est secrétaire, David est vice-président et Julien le vice trésorier.

Lorsqu’ils reçoivent le journal officiel avec la publication de leur association « Pic’Stars », ils comprennent que maintenant, s’ils s’en donnent les moyens, c’est du sérieux.

Après les répétitions, ils se retrouvent pour discuter du projet de l’association, car un bon évènement se prépare bien à l’avance.
 

Programmation, communication, législation, sécurité, rémunération, accueil artistes, accueil public… Autant le dire d’emblée, l’organisation d’un spectacle est une véritable aventure ! Avant que les projecteurs ne s’allument devant un public conquis d’avance, il aura fallu franchir une à une les étapes d’un long processus.

Pour commencer, on distinguera les entrepreneurs de spectacles et les organisateurs de spectacles occasionnels (c’est-à-dire ceux qui organisent moins de 6 représentations par an). Ces derniers sont dispensés de licence d’entrepreneur de spectacles (obligatoire pour les autres) et ont accès au Guichet Unique (GUSO), organisme qui facilite les modalités d’embauche et de rémunération des salariés. Tout spectacle doit recevoir l’autorisation du maire. Il est préférable de s’y prendre à l’avance. Cet accord implique que la salle ait fait l’objet d’une visite de sécurité (en principe toutes les salles doivent posséder cet agrément sécuritaire mais il est bon de le vérifier auprès du responsable).

L’ouverture d’un bar ou d’une buvette durant l’évènement (débit de boissons temporaires) exige aussi qu’une demande soit faite auprès de la Mairie et du service des Impôts. L’obtention des licences de première (non alcoolisées) et de deuxième catégorie (boissons fermentées, vin, cidre, bières, mousseux, champagne) est gratuite mais peut donner lieu au versement d’une taxe spéciale égale à 15% du tarif des licences de 3e catégorie. Cette taxe n’est due qu’une fois par an quel que soit le nombre de vente occasionnelle.
 
Dans la jungle administrative

Il est obligatoire de souscrire une assurance Responsable Civile Organisateur (RCO) couvrant les dégâts occasionnés à la salle, aux biens confiés et les dommages aux personnes.

Les assurances

La qualité d’un service de sécurité est un élément déterminant de la réussite d’un spectacle. C’est à l’organisateur de choisir un service de sécurité, détenteur d’une autorisation administrative, adapté au contexte du concert (lieu, public…).

Les services de sécurité

Dans les 15 jours qui précédent la manifestation, il convient de déclarer à la SACEM le type de spectacle organisé. La SACEM établira alors un contrat autorisant l’utilisation des œuvres déposées par les artistes (si la manifestation ne comprend aucune oeuvre du répertoire SACEM, il n’y aura aucune redevance à payer). Dans tous les cas, le jour du concert, n’oubliez pas d’établir, sur un document fourni par le SACEM, l’état de vos recettes (entrée, bar, restauration…). Même si l’entrée est gratuite, la SACEM percevra ses droits sur les autres recettes en cas d’utilisation des oeuvres de son répertoire. Faites également remplir aux artistes le programme des œuvres exécutées, fourni par la SACEM.

L’emploi des artistes

Nous distinguerons deux possibilités :
■Le contrat d’engagement. Dans ce cas, l’organisateur est l’employeur légal des artistes. Il doit alors établir les contrats d’engagement, les bulletins de paie et la Déclaration Unique d’Embauche (DUE). Les organisateurs occasionnels peuvent bénéficier des services du GUSO.
 ■Le contrat de cession. Dans ce cas, l’organisateur achète le droit de diffuser le spectacle. Le producteur (en général l’association du groupe) devient l’employeur légal. C’est à lui d’effectuer les démarches détaillées ci-dessus.

La programmation artistique
 
Elément déterminant dans la réussite d’un concert, elle doit être réfléchie bien en amont, notamment pour s’assurer de la disponibilité des groupes pour le jour J. Prenez en compte le type de public que vous voulez viser et le budget que vous avez (n’ayez pas les yeux plus gros que le ventre ; les spectacles d’artistes qui ont pignon sur rue sont généralement facturés au prix fort). Pour contacter les groupes, visitez leur site Internet et n’hésitez pas à négocier les tarifs.

La salle de concert

De plus en plus de salles proposent un service de location. Notez qu’il coûte cher et qu’il faudra rentabiliser l’investissement. Si vous souhaitez organiser un concert dans votre commune, prenez contact avec le ou la responsable du service culturel et présentez lui votre projet (bien rédigé et réaliste). La mairie pourra alors peut-être vous céder gracieusement une salle municipale, voire vous aider financièrement. Faîtes la démarche bien en amont, les salles communales sont souvent très prisées par les associations locales.

L’installation technique

Un bon concert ne serait se passer d’un bon son et de belles lumières. Pour ce faire, il est conseiller de faire appel à des professionnels à même d’étudier les caractéristiques de la salle que vous utiliserez. Ils vous proposeront alors le matériel adéquat avec une mise à disposition d’un ingénieur du son ou/et lumières sachant l’utiliser. De nombreuses entreprises de location de sono et lumières sont implantées en Picardie.

La communication

C’est une étape indispensable pour informer le public et lui donner envie d’assister au concert. Si le « bouche à oreille » reste l’outil de communication de base, il risque de s’avérer insuffisant s’il n’est accompagné de démarches complémentaires. N’hésitez pas à imprimer des tracts et des affiches, à surfer sur les forums Internet et à créer quelques newsletters. Il est également recommandé de contacter les médias locaux (presses, radios, TV…).

L’accueil

Le jour du concert, vérifier l’état du lieu de diffusion pour y effectuer d’éventuels aménagements afin d’optimiser l’accueil des artistes. Veillez à respecter les demandes particulières des groupes, conformément à ce qui est inscrit sur la fiche technique. Enfin, assurez-vous que toutes les conditions sont réunies pour que le public puisse jouir pleinement du spectacle et éventuellement étancher sa soif au comptoir d’un bar approvisionné et tenu selon les règles.

Après le concert

Restez vigilant, ranger et nettoyez soigneusement les lieux. Il est préférable de laisser une bonne image de soi. Il sera alors plus facile de convaincre une mairie de renouveler l’expérience.

 

 

Contributeur(s) initial(ux)

Picardia ; Jelmoni Philippe

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